KONU: SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNCA EKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK TEBLİGATA İLİŞKİN YÖNETMELİK HÜKÜMLERİ
24.09.2021 tarihli ve 31608 sayılı Resmi Gazete’de “SOSYAL GÜVENLİK KURUMUNCA EKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK TEBLİGATA İLİŞKİN YÖNETMELİK” yayımlanmıştır. Yönetmelik gereğince; SGK tarafından mevzuat gereği tebliği gereken tüm evraklar, elektronik ortamda tebliğ edilecektir.
Buna göre;
Zorunlu olarak veya isteğe bağlı elektronik tebligat yapılacaklar
5510 sayılı Kanunun 88 inci maddesinin yirmi üçüncü fıkrası hükümlerine istinaden işverenler bu Yönetmelikte belirlenen sürelerde elektronik tebligat adresi almak ve elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar. İşverenler dışındaki kişiler isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep edebilirler ancak bu kişiler bu sistemi kullanmak zorunda olup daha sonra bu kapsamdan çıkamazlar.
Elektronik tebligat adresi edinme ve bildirim yükümlülüğü
Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Kurumca belirlenen sistem üzerinden, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi takip eden üç ay içinde (31.12.2021 tarihine kadar) başvuru yapmakla yükümlüdür. Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Kurumca belirlenen sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlüdür. Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurumca belirlenen sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.
Elektronik tebligatın gönderilmesi ve muhatabına iletilmesi
Sosyal güvenlik il müdürlüğü/sosyal güvenlik merkezi/merkez teşkilatı tarafından tebliğ edilmesi gereken evrak elektronik ortamda imzalanır ve Kurum tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilir.
Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır.
Olay kayıtları (Elektronik tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kaydının tutulması zorunlu olan tüm bilişim sistemi işlem kayıtları), işlem zaman bilgisi (Elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı/kaydedildiği zaman bilgisi) eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanır. Ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtları da silinebilir.
Talep halinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulur.
Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılır.
Elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatılması
Zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir. Buna göre;
a) Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılır.
b) Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.
c) Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılır.
İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının muhafazası
Kurum tarafından; işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:
a) Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
b) Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl.
c) Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl.
ç) Olay kayıtları otuz yıl.
İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının silinmesi en az bir defa denetimden geçmiş olması şartına bağlıdır.
Muhatabın sorumluluğu
Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap;
a) Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,
b) Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,
c) Bu Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,
ç) Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmekle, yükümlüdür.
Bu sorumlulukların yerine getirilmemesinden doğacak hukuki sonuçlar muhatabın sorumluluğundadır.
Saygılarımızla,